Software per la gestione delle segnalazioni

Un software per la gestione delle segnalazioni è una piattaforma che centralizza la raccolta, la gestione e il monitoraggio di diverse tipologie di segnalazioni aziendali: segnalazioni di illeciti (whistleblowing), non conformità qualità, near miss e incidenti di sicurezza sul lavoro, segnalazioni SA8000 e UNI/PdR 125, anomalie operative e segnalazioni di incidenti informatici. Adereo gestisce tutte queste tipologie in un’unica piattaforma configurabile.

Un sistema centralizzato di gestione delle segnalazioni elimina i rischi della gestione dispersa su email, moduli cartacei e fogli Excel: assicura che nessuna segnalazione venga persa o gestita fuori dai tempi normativi, garantisce tracciabilità completa per gli audit, permette l’analisi dei trend per identificare aree di rischio sistematiche e dimostra all’esterno (clienti, certificatori, autorità) la maturità dei processi di governance aziendale.

Adereo garantisce la riservatezza attraverso: canali di segnalazione con crittografia end-to-end, possibilità di segnalazione completamente anonima, accessi profilati che limitano la visibilità delle segnalazioni ai soli soggetti autorizzati, assenza di registrazione di metadati identificativi e comunicazione bidirezionale anonima tra segnalante e gestore. Questi meccanismi sono conformi ai requisiti del D. Lgs. 24/2023 per il whistleblowing.

I workflow di Adereo sono completamente configurabili in base al tipo di segnalazione e alla struttura organizzativa: ricezione automatica e notifica ai responsabili, assegnazione della segnalazione al team competente, escalation automatica se non presa in carico entro i tempi previsti, gestione delle fasi di istruttoria, definizione e monitoraggio delle azioni correttive, chiusura documentata con esito e notifica al segnalante.

Sì, Adereo è progettato per gestire strutture multi-entità: gruppi aziendali, organizzazioni con più sedi nazionali o internazionali, holding con società controllate. La piattaforma supporta gerarchie di accesso che permettono a ciascuna entità di gestire le proprie segnalazioni in autonomia, con visibilità consolidata a livello di gruppo per la funzione centrale di compliance o l’OdV di gruppo.

Adereo può integrarsi con i sistemi aziendali esistenti tramite API REST: ERP per il collegamento delle segnalazioni a ordini, commesse o fornitori specifici, sistemi HR per la gestione delle segnalazioni legate al personale, piattaforme di gestione documentale per l’archiviazione delle evidenze, e sistemi di identity management (Active Directory, SSO) per l’autenticazione degli utenti.

I KPI fondamentali per valutare l’efficacia del sistema di segnalazione includono: numero di segnalazioni ricevute per tipologia e periodo, tasso di presa in carico entro i tempi normativi, tasso di chiusura nei tempi previsti, % di segnalazioni che hanno portato ad azioni correttive, NPS interno sulla facilità di utilizzo del canale, e riduzione nel tempo degli eventi negativi correlati alle tipologie di segnalazione gestite.

L’implementazione di Adereo per la gestione delle segnalazioni richiede tipicamente 3-6 settimane: analisi dei requisiti e configurazione dei workflow per tipologia di segnalazione, impostazione dei profili utente e dei livelli di accesso, integrazione con i sistemi esistenti (se richiesta), formazione degli utenti e del team di gestione, e attivazione dei canali di segnalazione. Innovio affianca il cliente in ogni fase con project management dedicato.