Un software whistleblowing non è più una casella da spuntare per la compliance: è l’infrastruttura che consente di gestire segnalazioni sensibili in modo sicuro, tracciabile e verificabile.
Per chi guida governance e risk management, significa disporre di uno strumento digitale capace di raccogliere segnalazioni da canali interni ed esterni, garantire riservatezza e anonimato quando richiesto, instradare i casi alle funzioni autorizzate, monitorare tempi e azioni secondo SLA, e produrre evidenze utili agli audit.
Il punto oggi non è “aprire un canale”, ma assicurare una catena di custodia solida delle informazioni, separazione dei ruoli, controllo dei permessi, e una reportistica che trasformi i dati in decisioni documentabili. Il tutto in contesti organizzativi complessi, multisede e con filiere estese, dove la tempestività e l’affidabilità del processo valgono quanto la tutela del segnalante.
In questo scenario si inserisce Whistleflow di Innovio: una piattaforma pensata per unire semplicità d’uso ed esigenze di conformità, con un approccio che supera l’adempimento minimo e abbraccia prassi e standard riconosciuti a livello internazionale.
Cos’è un software whistleblowing e perché oggi è essenziale?
Un software di whistleblowing è un sistema digitale progettato per raccogliere, proteggere e gestire segnalazioni di illeciti, irregolarità o rischi all’interno di un’organizzazione. Non è un semplice form online: una vera Piattaforma whistleblowing struttura l’intero ciclo di vita della segnalazione, dalla ricezione alla chiusura del caso, garantendo riservatezza, tracciabilità e controllo dei permessi.
3 motivi per cui è essenziale
- Le organizzazioni operano in filiere complesse e distribuite, dove intercettare per tempo anomalie, frodi, violazioni di sicurezza o condotte non etiche è decisivo per ridurre danni economici e reputazionali.
- Le normative richiedono meccanismi affidabili e documentabili: un Software whistleblowing consente di dimostrare che il canale esiste, funziona e tutela il segnalante con processi verificabili.
- La cultura del “speak up” è un asset: se le persone sanno che esiste una piattaforma whistleblowing sicura, sono più propense a segnalare fatti rilevanti prima che diventino incidenti o contenziosi.
Cosa fa un software whistleblowing?
- Canali di segnalazione multipli: web sicuro accessibile da desktop e mobile, canali interni/esterni e opzione di segnalazione anonima o nominativa, anche in più lingue.
- Tutela del segnalante e separazione dei ruoli: chi riceve, chi indaga e chi decide sono distinti; i permessi sono profilati per ridurre il rischio di conflitti o ritorsioni.
- Sicurezza e privacy by design: cifratura dei dati, gestione puntuale delle autorizzazioni, registri di accesso, politiche di retention e funzionalità per la minimizzazione dei dati personali.
- Workflow e SLA: triage, assegnazione, escalation, scadenze e promemoria; ogni azione è tracciata per creare una catena di custodia completa.
- Audit trail e report: evidenze temporali, documenti collegati, cronologia delle decisioni; dashboard e statistiche per misurare tempi di presa in carico, esiti, aree a maggiore rischio.
- Integrazione nell’ecosistema aziendale: collegamento con policy interne, formazione, comunicazione, codice etico e, quando necessario, con funzioni legali, HR, qualità e sicurezza.
Cosa non è?
- Non è una casella e-mail o un questionario generico: questi canali non assicurano anonimato, non permettono una gestione strutturata dei ruoli e non producono evidenze solide per audit o indagini.
- Non è solo “tecnologia”: senza policy chiare, responsabilità definite e comunicazione interna, anche il miglior strumento fallisce. La piattaforma whistleblowing è efficace quando unisce software, procedure e cultura.
Whistleflow: come funziona il software whistleblowing
Whistleflow è la piattaforma whistleblowing sviluppata da Innovio per aiutare le aziende a gestire le segnalazioni in modo sicuro, strutturato e conforme agli standard di riferimento. Non si limita a offrire un canale digitale: organizza l’intero processo, dalla ricezione alla chiusura del caso, rendendo più semplice per i segnalanti esprimersi e per i gestori analizzare le informazioni e intervenire in maniera documentata.
Il funzionamento è intuitivo: attraverso un portale web dedicato, accessibile da qualsiasi dispositivo, chiunque sia autorizzato può inviare una segnalazione in forma nominativa o anonima.
Una volta inoltrata, la comunicazione viene automaticamente instradata ai soggetti competenti, nel rispetto della riservatezza e con una tracciabilità completa delle azioni.
Il sistema consente inoltre di mantenere un dialogo con il segnalante, anche in forma anonima, così da chiarire dubbi o raccogliere ulteriori elementi senza compromettere la protezione dell’identità.
A distinguere Whistleflow è la sua capacità di rendere l’esperienza semplice e sicura per tutte le parti coinvolte. L’interfaccia chiara incoraggia l’utilizzo da parte di dipendenti e stakeholder, mentre i responsabili possono contare su strumenti di gestione che semplificano il lavoro quotidiano: monitoraggio dello stato dei casi, registri aggiornati, notifiche automatiche e reportistica utile sia per audit sia per percorsi di miglioramento continuo.
Novità Whistleflow: 4 nuovi canali Whistleblowing, D.Lgs. 231/2001, parità di genere (UNI/PdR 125:2022), SA8000 e standard internazionali come BRCGS Packaging Materials
Whistleflow introduce 4 nuovi canali dedicati che estendono l’uso della piattaforma whistleblowing oltre la sola conformità normativa: D.Lgs. 231/2001 (legalità e compliance), parità di genere – UNI/PdR 125:2022 – (parità di genere, inclusione), SA8000 (responsabilità sociale lungo la filiera) e BRCGS Packaging Materials (qualità e sicurezza dei materiali d’imballaggio). L’obiettivo è offrire percorsi di segnalazione mirati, coerenti con i requisiti degli standard e utili a generare evidenze pronte per gli audit.
Normativa 231: compliance, legalità e segnalazioni protette in azienda
Il Decreto Legislativo 231/2001 rappresenta il pilastro della compliance aziendale in Italia, introducendo la responsabilità amministrativa degli enti per reati commessi nel loro interesse o vantaggio. L’evoluzione normativa, con il recepimento della Direttiva UE 2019/1937 tramite il D.Lgs. 24/2023, ha rafforzato l’obbligo di adottare canali di whistleblowing sicuri e riservati, integrando la prevenzione dei rischi e la tutela dell’integrità aziendale. [whistlelink.com]
Ecco come risponde Whistleflow:
- Canale dedicato per segnalazioni 231, con tassonomie specifiche (illeciti penali, violazioni del modello organizzativo, frodi, corruzione, reati ambientali, sicurezza sul lavoro).
- Flussi di gestione ed escalation configurabili verso Organismo di Vigilanza, compliance, HR e direzione, con collegamento a piani di intervento e audit.
- Report audit-ready per dimostrare la gestione delle segnalazioni, la tempestività delle azioni e la conformità ai requisiti di legge.
3 motivi per attivare la soluzione:
- Compliance integrata e risk management: il software whistleblowing diventa il punto di raccolta strutturato per tutte le segnalazioni rilevanti ai fini del Modello 231, facilitando la prevenzione dei reati e la gestione dei rischi.
- Evidenze immediate per audit e ispezioni: tracciabilità, registri e reportistica riducono tempi e ambiguità in sede di verifica da parte di autorità e organismi di controllo.
- Tutela e coinvolgimento degli stakeholder: percorsi chiari, confidenziali e non ritorsivi, con canali adatti a dipendenti, collaboratori, fornitori e partner, rafforzano la cultura della legalità e la fiducia nel sistema. [azienda-digitale.it]
La Normativa 231, insieme alla nuova disciplina sul whistleblowing, segna un passo decisivo verso una gestione aziendale moderna, trasparente e orientata alla prevenzione, dove la compliance non è solo un obbligo, ma un valore strategico.
UNI/PdR 125:2022: parità di genere, inclusione e gestione responsabile in azienda
La Prassi di Riferimento UNI/PdR 125:2022, pubblicata il 16 marzo 2022, definisce le linee guida per l’adozione di un sistema di gestione della parità di genere nelle organizzazioni italiane. Il documento introduce indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare, rendicontare e valutare le politiche di inclusione, con l’obiettivo di colmare i gap esistenti e promuovere un cambiamento sostenibile nel tempo. [sacaim.it]
Ecco come risponde Whistleflow:
- Canale dedicato per segnalazioni su parità di genere, con tassonomie specifiche (discriminazioni, molestie, disparità retributive, ostacoli alla carriera, violazioni delle politiche di inclusione).
- Flussi di gestione ed escalation configurabili verso HR, Organismo di Vigilanza, comitato parità e direzione, con collegamento a piani di miglioramento e audit.
- Report audit-ready per dimostrare la gestione delle segnalazioni, la tempestività delle azioni e la conformità ai requisiti UNI/PdR 125:2022.
3 motivi per attivare la soluzione:
- Gestione integrata dei rischi e compliance: il software whistleblowing diventa il punto di raccolta strutturato per tutte le segnalazioni rilevanti ai fini della parità di genere, facilitando la prevenzione di discriminazioni e la promozione di un ambiente equo.
- Evidenze immediate per audit e certificazione: tracciabilità, registri e reportistica riducono tempi e ambiguità in sede di verifica e favoriscono il raggiungimento della certificazione UNI/PdR 125:2022.
- Coinvolgimento e tutela degli stakeholder: percorsi chiari, confidenziali e non ritorsivi, con canali adatti a dipendenti, collaboratori e partner, rafforzano la cultura dell’inclusione e la fiducia nel sistema. [segnalazioni.net]
La UNI/PdR 125:2022 rappresenta un passo fondamentale verso la valorizzazione della diversità e la costruzione di organizzazioni più corrette, inclusive e sostenibili, in linea con gli obiettivi di sviluppo sostenibile dell’Agenda ONU 2030.
Canale SA8000: responsabilità sociale e tutela dei lavoratori
SA8000 richiede che l’organizzazione disponga di una procedura di segnalazione scritta, confidenziale, imparziale, non ritorsiva e accessibile anche alle parti interessate esterne. In pratica, il sistema di gestione deve prevedere un meccanismo di complaint/grievance che consenta di ricevere, indagare e risolvere segnalazioni in modo tracciabile e dimostrabile.
Ecco come risponde Whistleflow:
- Percorso guidato per reclami e segnalazioni SA8000, con opzione anonima o nominativa e dialogo sicuro con il segnalante.
- Registri e tracciabilità per documentare presa in carico, valutazione, azioni correttive e chiusura, a supporto dei riesami periodici e del miglioramento continuo.
- Accessibilità per lavoratori e stakeholder (es. fornitori), in linea con il principio di non-retaliation e con la necessità di canali esterni quando appropriato.
Ecco alcune tipologie di segnalazioni tipiche:
- Orari, straordinari e retribuzioni non conformi;
- discriminazioni o molestie; salute e sicurezza;
- libertà di associazione;
- lavoro minorile o forzato;
- gestione inadeguata dei reclami.
La piattaforma whistleblowing consente di categorizzare i casi, impostare SLA realistici e generare report sintetici per il Social Performance Team.
BRCGS Packaging Materials: qualità e sicurezza nel packaging
BRCGS Packaging Materials Issue 7 è stato pubblicato il 28 ottobre 2024 e diventa cogente per gli audit dal 28 aprile 2025. L’aggiornamento allinea lo standard alle tendenze attuali (ad esempio l’inclusione dei prodotti monouso) e rafforza l’approccio risk-based e la cultura di qualità e sicurezza.
Ecco come risponde Whistleflow:
- Canale dedicato per segnalazioni su imballaggi, con tassonomie specifiche (non conformità tecniche, igienico-sanitarie, allergeni/contaminazioni, integrità del materiale, tracciabilità, difetti di stampa/etichettatura).
- Flussi di valutazione ed escalation configurabili verso qualità, produzione e fornitori, con collegamento a piani correttivi.
- Report audit-ready per dimostrare controllo del processo, tempestività delle azioni e trend delle segnalazioni lungo la supply chain.
3 motivi per cui attivarli entrambi:
- Visione end-to-end dei rischi: il Software whistleblowing diventa il punto di raccolta strutturato sia per i temi sociali (SA8000) sia per quelli di qualità/sicurezza del packaging (BRCGS), integrando dati utili al risk management.
- Evidenze immediate per audit: registri, tracciabilità e output di reportistica riducono tempi e ambiguità in sede di verifica.
- Coinvolgimento degli stakeholder: più fiducia nel sistema grazie a percorsi chiari, confidenziali e non ritorsivi, con canali adatti a dipendenti, fornitori e partner di filiera.
Whistleflow: la piattaforma whistleblowing per la compliance aziendale
Whistleflow dimostra come un software di whistleblowing possa diventare non solo uno strumento di compliance, ma anche un alleato per trasparenza, responsabilità e qualità. Dalla tutela dei lavoratori alla sicurezza dei materiali, la piattaforma offre canali dedicati e processi tracciabili in grado di rispondere alle sfide di oggi e di domani.
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Contatta Innovio: il nostro team ti guiderà nell’implementazione del software più adatto a garantire segnalazioni sicure e una gestione efficace per la tua attività.
