Implementare un ERP è una delle scelte più strategiche per un’azienda in crescita. L’implementazione di Business Central, in particolare, rappresenta un’opportunità concreta per digitalizzare i processi, ottimizzare la gestione operativa e creare un sistema integrato all’interno dell’ecosistema Microsoft. Tuttavia, per ottenere risultati tangibili, è fondamentale affrontare questo percorso con consapevolezza e il giusto supporto.
Ma quali sono i bisogni reali delle aziende che scelgono questo percorso? E quali ostacoli si incontrano lungo la strada?
In questa intervista esclusiva, Salvatore Catanese – ERP Consultant della Business Unit Dynamics Applications di Innovio – ci racconta cosa significa gestire un progetto di implementazione Business Central dalla parte del consulente, condividendo insight pratici, aneddoti sorprendenti, difficoltà ricorrenti e risultati tangibili ottenuti dai clienti grazie al supporto di Innovio.
Un approfondimento prezioso per tutte le aziende che vogliono capire davvero cosa comporta l’implementazione ERP e perché farlo all’interno dell’ecosistema Microsoft può fare la differenza.
Quali sono le richieste più comuni che ricevete da parte delle aziende che vogliono implementare un ERP come Microsoft Dynamics 365 Business Central?
«Quando un’azienda ci contatta per l’implementazione di Business Central, le richieste si concentrano generalmente su due approcci distinti,» spiega Salvatore Catanese. «Il primo riguarda una configurazione focalizzata esclusivamente su contabilità, ciclo attivo e ciclo passivo. Il secondo è più articolato e prevede l’integrazione anche dei processi di produzione e/o gestione del magazzino. Non esiste una strada giusta o sbagliata: tutto dipende dalle reali esigenze e dalla struttura operativa del cliente.»
Spesso, però, le aziende si avvicinano a un progetto ERP con un equivoco iniziale: quello di voler partire subito con l’implementazione, saltando la fase di analisi preliminare. «È quasi una costante, soprattutto quando si tratta di gestire solo la contabilità. Ma senza un’analisi accurata dei processi interni, è impossibile progettare una soluzione efficace. È su questo punto che insistiamo fin dall’inizio.»
Entrando nel dettaglio delle richieste più frequenti sul fronte finance, i clienti cercano operatività snella, processi chiari e il più possibile automatizzati. «Un tema centrale è la gestione della fatturazione elettronica, in particolare lato acquisti. Ma anche la semplificazione dei flussi di pagamento e incasso, con l’obiettivo di eliminare passaggi manuali e integrare tutto con i circuiti bancari.»
C’è poi un aspetto culturale che spesso emerge: «Chi proviene da software gestionali più semplici è abituato a “cancellare” i documenti. In un ERP come Business Central, invece, si storna: un concetto che può inizialmente spaventare.» Per venire incontro a queste esigenze, Innovio ha sviluppato una propria APP che consente, in modo sicuro e controllato, di modificare o cancellare documenti registrati a sistema – una funzione non prevista dallo standard Microsoft, ma molto apprezzata dai clienti.
In che modo Business Central risponde a queste esigenze? Può farci qualche esempio concreto delle funzionalità più apprezzate?
«Microsoft Dynamics 365 Business Central è già di per sé una piattaforma molto completa,» spiega Salvatore Catanese, «e grazie alle sue funzionalità standard risponde alla maggior parte delle esigenze operative e contabili delle aziende. A questo si aggiunge un valore distintivo: la possibilità di potenziarlo con APP verticali sviluppate da Innovio, pensate proprio per risolvere le criticità più comuni che incontriamo sul campo.»
Tra le funzioni native più apprezzate, troviamo diversi strumenti pensati per semplificare il lavoro quotidiano:
- La modifica massiva in Excel, che consente di aggiornare i dati direttamente in fogli di calcolo grazie all’integrazione nativa.
- Le analisi dati direttamente in Business Central, attraverso pivot personalizzabili su ogni pagina di tipo lista.
- L’integrazione con Copilot, l’assistente AI che aiuta a ottimizzare l’operatività e ad anticipare i bisogni informativi.
- La possibilità di esportare e personalizzare report in Excel, per poi reimportarli e riutilizzarli all’interno del sistema.
A queste si aggiungono strumenti mirati per la gestione dei pagamenti (distinte fornitori e clienti, addebiti diretti, riconciliazioni bancarie automatizzate), il controllo della contabilità analitica tramite dimensioni, la gestione delle ritenute per i fornitori e report finanziari avanzati.
«Ma è proprio qui che entra in gioco il nostro contributo come partner: abbiamo sviluppato una serie di APP per ampliare le funzionalità di Business Central in modo concreto e aderente al contesto italiano» prosegue Catanese.
Tra queste, si distinguono:
- Fatturazione Elettronica, perfettamente integrata con Aruba e Adiuto, per gestire il ciclo passivo e attivo secondo la normativa italiana.
- Innovio Management Control, pensata per l’amministrazione per competenza e la gestione degli accantonamenti.
- Il tool di cancellazione documenti, molto richiesto dai clienti italiani per gestire in modo controllato modifiche ai documenti registrati.
- E infine Advanced Project Management, che estende le funzionalità native della gestione progetti con strumenti avanzati per chi lavora per commessa.
«Il nostro obiettivo è rendere ogni implementazione non solo funzionale, ma davvero aderente al modello operativo del cliente. E queste soluzioni lo dimostrano.»
Quali sono le principali difficoltà o resistenze che le aziende incontrano durante il processo di implementazione dell’ERP? E come le affrontate in Innovio?
«La resistenza al cambiamento è senza dubbio una delle difficoltà più frequenti che incontriamo durante l’implementazione di un ERP come Business Central,» racconta Salvatore Catanese. «Spesso si tratta di un timore naturale da parte degli utenti, legato alla paura di perdere il controllo o alla scarsa familiarità con strumenti digitali strutturati. Ma non è l’unico ostacolo.»
Un altro nodo critico è rappresentato dalla qualità dei dati preesistenti e dalla mancanza di una mappatura chiara dei processi aziendali. In molti casi, le informazioni sono sparse tra diversi sistemi o gestite ancora manualmente, rendendo difficile costruire una base solida su cui lavorare.
«Per affrontare queste criticità, in Innovio adottiamo un approccio estremamente pratico e strutturato,» prosegue. «Coinvolgiamo da subito gli utenti chiave, organizziamo sessioni di formazione mirate e lavoriamo con una metodologia agile che ci permette di adattarci velocemente a ogni nuova esigenza emersa durante il progetto.»
Gli esempi pratici non mancano.
Un altro caso tipico riguarda il passaggio da software contabili a sistemi ERP integrati. «Qui serve un cambio di mentalità, e per questo puntiamo molto sulla formazione. Non basta spiegare come funziona Business Central: bisogna aiutare le persone a comprendere il valore del nuovo processo.»
E per chi teme la complessità del sistema? «Anche qui il nostro approccio è chiaro: dialogo continuo, relazione diretta con il Project Manager e trasparenza sulle opportunità e criticità di progetto. A certi livelli, il cliente va guidato passo dopo passo – spesso è la prima volta che guarda davvero cosa succede al di fuori del proprio perimetro operativo».
Qual è l’errore più comune che le aziende commettono quando si approcciano a un ERP per la prima volta?
«L’errore più comune? Sottovalutare l’importanza dell’analisi preliminare», risponde senza esitazioni Salvatore Catanese. «Spesso si parte con l’idea di “installare un gestionale”, senza aver prima fatto chiarezza su cosa serve davvero, su come funzionano i processi interni e su chi dovrà prendere decisioni durante l’implementazione».
Un altro aspetto critico è la mancanza di ruoli ben definiti, soprattutto quando si tratta di identificare i key user aziendali – cioè le persone che dovranno guidare il cambiamento e validare le scelte progettuali. «Se non si sa chi decide, si rischia di bloccare il progetto su ogni minimo dettaglio».
C’è poi un’abitudine molto diffusa nelle aziende italiane: dare per scontati alcuni processi interni, senza comunicarli a chi esegue l’analisi. «Ci è capitato più volte di sentirci dire “Ah, ma questo lo facciamo da sempre!” solo a progetto avviato, anche se non era stato mappato né previsto».
Vi è mai capitato di ricevere qualche richiesta particolarmente bizzarra da un cliente durante l’implementazione di Business Central?
«Sì, ci è capitato più di una volta di ricevere richieste… diciamo, un po’ fuori dall’ordinario», racconta Salvatore Catanese. «Una delle più memorabili è successa a Prato: avevamo appena venduto l’analisi e mi presento in azienda per iniziare il progetto. Il cliente, senza troppi preamboli, mi dice: “Perfetto, oggi facciamo la prima fattura, ci serve urgentemente!” Peccato che non avessimo ancora nemmeno iniziato a capire come funzionava il loro processo contabile.»
«Sono episodi che fanno sorridere,» conclude, «ma rivelano quanto sia importante guidare i clienti passo dopo passo, perché spesso non hanno chiaro cosa significhi davvero implementare un ERP.
Quanto conta oggi avere un ERP integrato con CRM? E come si traduce questo nella pratica per i reparti operativi (Sales, Customer Service)?
«Quando parliamo di Business Central, non possiamo limitarci all’ERP in sé. Mi piace parlare di ecosistema Microsoft» «Perché oggi implementare un ERP significa creare un’infrastruttura digitale integrata, dove Business Central dialoga nativamente con strumenti come Dynamics 365 Sales (il CRM), Power Apps, Power Automate, la suite Office, Copilot e tutto il mondo Microsoft».
Questa integrazione è un vantaggio strategico per le aziende, che possono così sfruttare flussi di lavoro unificati, automatismi intelligenti e una gestione dei dati coerente tra reparti. «Parliamo di un valore aggiunto enorme,» continua Catanese, «soprattutto per i team Sales e Customer Service, che possono lavorare in sinergia con gli altri reparti su una piattaforma unica e connessa».
Nel concreto, avere un ERP integrato con un CRM come Dynamics 365 Sales consente alle aziende di avere piena visibilità su tutto ciò che accade prima dell’arrivo di un ordine: dalla gestione dei lead alla raccolta delle esigenze del cliente. «Solo così si può davvero capire – e misurare – se la proposta commerciale dell’azienda è efficace sul mercato».
Ma c’è di più: l’integrazione riduce i silos informativi e ottimizza il data entry, evitando duplicazioni e migliorando l’accuratezza e la fruibilità dei dati. «Il risultato è una gestione più efficiente, fluida e strategica dei processi aziendali».
Può raccontarci un caso concreto in cui l’adozione di Business Central, con il supporto di Innovio, ha generato risultati tangibili per l’azienda?
«Abbiamo avuto il piacere di seguire progetti molto sfidanti, che oggi possiamo raccontare come veri e propri casi di successo», spiega Salvatore Catanese. «Uno di questi è quello realizzato per Endemol, storica società di produzione televisiva, che ci ha contattati in un momento delicato: l’imminente introduzione della fatturazione elettronica in Italia».
L’obiettivo era duplice: adeguarsi rapidamente alla normativa e migliorare la gestione interna delle commesse. «In fase 1 abbiamo implementato Business Central con focus su 3 aree chiave: fatturazione elettronica, contabilità analitica e contabilità per commessa. Il tutto per rendere più leggibili i dati e più efficace la rendicontazione dei costi per singolo progetto».
Parliamo di numeri importanti: circa 40.000 fatture di acquisto gestite ogni anno. Per automatizzare e semplificare il processo, è stato integrato Adiuto, che ha permesso di arricchire ogni fattura in ingresso con le informazioni necessarie prima che arrivasse in contabilità. «La fattura – spiega Catanese – non viene più semplicemente ricevuta e registrata, ma passa prima dai reparti di produzione, dove vengono imputati i dati relativi alla commessa e validata la sua “pagabilità”.»
Tutto questo avveniva prima via e-mail, con file sparsi e approvazioni informali. «Oggi è un processo digitale, tracciabile, ordinato». E non finisce qui: è stata introdotta anche la firma digitale dei contratti con i fornitori, che ha snellito il lavoro del reparto legale e aumentato la sicurezza documentale.
«Risultato?» conclude Catanese. «Un’amministrazione più serena, i produttori finalmente in grado di monitorare costi e pagamenti in autonomia, e un sistema contrattuale digitalizzato e controllato».
Un altro esempio significativo riguarda OIC, realtà con esigenze molto specifiche legate alla propria attività. «Il cliente aveva già iniziato un progetto di implementazione con un altro partner, ma dopo due anni di difficoltà siamo stati chiamati per riprendere in mano la situazione.»
In questo caso, le richieste erano tutt’altro che standard:
- Gestione del 74 TER, specifica per le agenzie di viaggio.
- Gestione dei rappresentanti fiscali, in base alla tipologia di cliente e alla localizzazione dell’evento.
- Gestione dei contratti con e senza mandato di rappresentanza.
«Abbiamo sviluppato tutte e 3 le funzionalità, su misura, portando finalmente a termine un progetto che sembrava bloccato» racconta con soddisfazione.
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